Universiteiten en secretaresses zetten vijf activiteiten in voor de ontwikkeling van secretaresses. Dat blijkt uit een rondgang van SoFoKleS langs HR-adviseurs van universiteiten.
Activiteiten voor en door secretaresses
De functie van secretaresse wordt in de praktijk divers ingevuld. Het is onder meer afhankelijk van de wensen van uw leidinggevende en wat voor invulling u geeft aan het werk. Over het algemeen is een ontwikkeling te zien van een meer uitvoerende naar een meer adviserende rol. Daarmee worden de werkzaamheden complexer en diverser. Universiteiten en secretaresses zetten daarom specifieke activiteiten in om meer zicht te krijgen op veranderingen in het werk, de inhoud van het werk en de ontwikkelmogelijkheden binnen en buiten de functie. Deze activiteiten zijn bedoeld om u te faciliteren en het werken aan uw ontwikkeling gemakkelijker te maken. Hieronder staan vijf veelgenoemde activiteiten die worden georganiseerd voor en door secretaresses.
1. Ontwikkeltrajecten en ontwikkelen van leerlijnen
Steeds meer universiteiten zetten in op het ontwikkelen van leerlijnen en ontwikkeltrajecten voor secretaresses. Is uw universiteit hier een voorbeeld van? Maak dan gebruik van deze mogelijkheden. Zo niet, dan kunt u betrokken zijn bij de ontwikkeling door samen een beeld te formuleren van de gewenste toekomstige secretaresse. Bij de ontwikkeling van de leerlijnen wordt vaak maatwerk geboden en gekeken naar u als individu.
2. Stages en detacheringen
Door stages en detacheringen kunt u tijdelijk ervaring opdoen op een andere werkplek. Het voordeel hiervan is dat u wellicht nieuwe kansen ziet of uw huidige plek juist meer gaat waarderen. Een bijkomend voordeel is dat bekend wordt bij uw leidinggevende en de HR-afdeling wat uw behoeften zijn, wat u graag wilt en wat uw mogelijkheden zijn. Biedt uw universiteit u deze mogelijkheid nog niet? Bespreek deze voordelen eens met uw HR-afdeling.
3. Online platform
Veel universiteiten bieden medewerkers een online platform met een breed aanbod aan trainingen en opleidingen aan. Op zo’n online platform kunt u tijd- en plaatsonafhankelijk een cursus of training volgen, die aansluit op uw interesses en vaardigheden. Denk aan een eenvoudige cursus mindfullness, maar ook aan Green Belt in Lean-opleidingen. Heeft uw universiteit nog geen online platform? In enkele gevallen hebben secretaresses of de managementondersteuning als pilot gediend.
4. Secretaressenetwerk
Is er al een secretaressenetwerk op uw universiteit? Verschillende universiteiten hebben een netwerk, op centraal of decentraal niveau, waarin secretaresses ervaringen delen over praktische zaken, leervragen en ontwikkeling. Daarnaast organiseert het netwerk diverse activiteiten, zoals een werkbezoek of een secretaressedag. Op de jaarlijkse secretaressedag komen medewerkers van verschillende afdelingen bijeen om elkaar en de organisatie beter te leren kennen.
5. Secretaresseprofiel en visueel overzicht functiehuis
Ten slotte heeft één universiteit in samenwerking met de secretaresses het secretaresseprofiel herzien en de diverse functieniveaus van secretaresses geharmoniseerd. Het voordeel hiervan is dat de uitwisselbaarheid van secretaresses bij (tijdelijke) vacatures wordt vergroot.
Een aantal universiteiten geeft secretaresses zicht op de mogelijkheden binnen de universiteit via een visueel overzicht van functies en bijbehorende capaciteiten.
Inzetten op toekomstige uitdagingen
Universiteiten willen in de toekomst meer activiteiten voor en door secretaresses aanbieden. Op het gebied van stages en detacheringen willen universiteiten bijvoorbeeld een kijkje in de keuken bij collega’s faciliteren. Ook willen universiteiten het rouleren van collega’s tussen eenheden en het rouleren van taken en banen tussen collega’s aanbieden. Enkele universiteiten zien een secretaressepool als een goede ontwikkeling. Hierdoor kunnen secretaresses flexibel worden ingezet. Ten slotte noemen universiteiten ook vaak de potentie van werkbezoeken aan andere universiteiten.
Bij ontwikkeltrajecten en online platformen ligt de focus op vaardigheden die nuttig zijn voor een andere plek binnen of buiten de universiteit (transferable skills). Universiteiten zien daarnaast een toenemend belang van effectief en projectmatig werken, maar ook van soft skills zoals samenwerken, lef en controle over de loopbaan. Ten slotte is door de combinatie van digitalisering en de toenemende complexiteit van de rol van secretaresse aandacht nodig voor ICT-vaardigheden.
