Hoe obp met duurzame inzetbaarheid aan de slag kan zijn

Secretaressedag RUG: voor werk en leven, nu en op termijn

Universiteiten hebben te maken met ontwikkelingen als digitalisering, internationalisering en verzakelijking. Deze ontwikkelingen werken direct door in het werk en daarvoor benodigde competenties van ondersteunend en beheerspersoneel (obp):  facilitair, bibliotheek, ict, administratief, secretarieel, etc. Hoe kunnen zij en de mensen om hen heen zicht krijgen op de mogelijkheden van hun functie in de toekomst en hoe komen zij in gesprek over perspectief houden op fijn werk? Secretaresses van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) organiseerden hun eigen secretaressedag en daar kwamen deze vragen ook aan de orde.

Bea Zand Scholten, secretaresse bij de faculteit Science and Engineering en voorzitter van het kernteam van het secretaressenetwerk van de RUG, blikt tevreden terug op de secretaressedag. ‘We zijn heel trots. We waren uitgeput na afloop, maar zaten tegelijkertijd vol energie!’

Secretaressedag nuttig en leuk

Het kernteam van het secretaressenetwerk organiseerde in 2019 voor de tweede keer een secretaressedag. 150 van de 320 secretaresses van de RUG kwamen op dit event af. Ze beoordeelden de bijeenkomst unaniem als nuttig en leuk. Uit hun respons bleek dat ze zich gehoord en gezien voelden, en dat ze werkgerelateerde informatie en het contact met collega’s waardeerden.

Waarom een eigen secretaressedag?

‘Als secretaressenetwerk willen we verbindend zijn, goede informatie verstrekken en zorgen dat collega’s niet zelf het wiel hoeven uit te vinden. Daarnaast hebben we een netwerkfunctie. We moeten elkaar kunnen vinden en steunen. Ook willen we als groep betrokken zijn bij zaken die ons aangaan, zowel praktisch als strategisch. Hoe zit bijvoorbeeld de facturatie in elkaar? En hoe kunnen we meedenken over het financieel systeem? Tijdens de jaarlijkse secretaressedag komt dat allemaal samen. Daarmee willen we iets moois bieden: een informatieve en leuke dag’, vertelt Zand Scholten.

Diversiteit

Zand Scholten weet precies wat de bijeenkomst tot een succes maakte. ‘De diversiteit! Secretaresses konden kiezen waar hun belangstelling ligt. Ze reflecteerden bijvoorbeeld op hun eigen leven, verdiepten zich in de geschiedenis van de RUG, kregen tips en trucs voor op de werkvloer, besteedden aandacht aan hun ontwikkeling en konden netwerken. Daarnaast was de locatie mooi, de catering goed, de sfeer uitstekend en de goody bag maakte het af.’

Meedenken op strategisch niveau

De secretaressedag werd geopend door de voorzitter van het College van Bestuur, tevens een van de aanjagers van de totstandkoming van het secretaressenetwerk in 2017. Het netwerk dat er nu is, is van de secretaresses zelf. HR participeert in het kernteam. De voorzitter van de CvB vroeg van tevoren wat de secretaresses bezighoudt, waar ze tegenaan lopen en wat hen in beweging houdt. Tijdens de opening klonk dat door. De secretaresses kregen daarnaast de uitnodiging om mee te denken over een nieuw strategisch plan voor de RUG. Dat gaat de komende tijd zijn beslag krijgen.

Vervolgens hield Joep van den Eerenbeemt van TNO een inspirerend verhaal over ‘Durf te leren’. Hij sprak over de belemmeringen die mensen kunnen ervaren om te leren en hoe die stap voor stap te overwinnen. Het blijkt belangrijk om richting en ruimte te geven en een ruggensteun te bieden.

Een greep uit de workshops

Na het inspirerende verhaal van Van den Eerenbeemt waren er drie workshopronden met vier keuzemogelijkheden. Daarin kwamen uiteenlopende onderwerpen aan bod.

  • Ontwikkeling: Hoe ontwikkel je je in je functie? Hoe kun je je ontwikkelen van junior tot senior? Hoe kun je je binnen de organisatie verder ontwikkelen? Er werd gelijk de mogelijkheid geboden om een afspraak te maken voor een opleidingsadvies.
  • Speedcoaching: Sparren met een collega over waar je tegenaan loopt in je werk als secretaresse.
  • Tips en trucs voor het werken met Google.
  • Werk en mantelzorg.
  • Gebruik maken van LinkedIn. Met de mogelijkheid om gelijk een professionele profielfoto te laten maken.
  • Lessen in geluk. Wat kun je zelf doen? Wat heb je bijvoorbeeld van je leidinggevende nodig?
  • Een workshop in het verlengde van ‘Durf te leven’, waarbij je in gesprek gaat over taken uit de functie en hoe je verwacht dat die zich gaan ontwikkelen

Ook was het mogelijk om een workshopronde te gebruiken voor onderling contact. Download nu het hele programma en workshopoverzicht.

Informatiemarkt

Secretaresses konden op een informatiemarkt kennismaken met organisaties waarvan de RUG producten en diensten afneemt in het kader van EU-aanbestedingen. Daarbij moet je denken aan een bloemist, een reisbureau, een kaaszaak en facilitaire diensten.

Bekijk de andere activiteiten van SoFoKleS om de employability van obp t/m schaal 9 te versterken.

 

Meer informatie

Wilt u meer informatie over het versterken van de employability van obp? Neem dan contact op met:

Sasja van den Bulk

Junior adviseur

0622609809 s.vandenbulk@caop.nl
Sasja Van Der Bulk

Joke Dekker

Senior adviseur

0629434560 joke.dekker@caop.nl
Joke Dekker
Copyright 2020

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te kunnen aanbieden. Accepteer de cookies door op 'Accepteer cookies' te klikken.