Meer ruimte voor ontwikkeling, feedback en welzijn
Met GROW kiest de Universiteit Utrecht voor een aanpak waarin (persoonlijk) leiderschap, ontwikkeling, motivatie en inzetbaarheid centraal staan. Hiermee wil de universiteit een cultuur van open feedback stimuleren waarbij medewerkers en leidinggevenden uitspreken wat ze van elkaar verwachten. In de gesprekscyclus krijgen medewerkers erkenning en waardering voor wat er goed gaat. Ook hun welzijn en vitaliteit komen aan de orde. Met deze focus bouwt GROW voort op de bredere beweging rond Erkennen & Waarderen en de strategische HR-koers van de Universiteit Utrecht.
De GROW-gesprekscyclus bestaat uit een jaarlijks gesprek met een narratieve beoordeling (een door de leidinggevende geschreven conclusie over functioneren en ontwikkeling van de medewerker), minimaal drie tussentijdse gesprekken en feedbackmomenten gedurende het jaar. Individuele afspraken worden sterker dan voorheen gelinkt aan gezamenlijke doelstellingen. De gesprekscyclus geldt voor alle medewerkers van de universiteit.
Implementatietraject
De nieuwe gesprekscyclus geldt sinds 1 maart 2026. In de voorbereidingsfase (2021-2025) zijn binnen verschillende onderdelen van de universiteit pilots en consultatierondes uitgevoerd. De inzichten daaruit vormen de basis voor de GROW-gesprekscyclus en de implementatie. Ook wordt gebruikgemaakt van de ervaringen van de Universiteit Leiden, die al langer werkt met GROW.
Bij het implementatieproject komt veel kijken. In het eerste kwartaal van 2026 zijn allerlei nieuwe hulpmiddelen ontwikkeld, zoals gespreksformulieren, inspiratievragen, tips voor feedback en narratief beoordelen. In samenwerking met de afdeling Communicatie zijn een intranetpagina en verschillende nieuwsitems gemaakt voor alle informatie en hulpmiddelen. De HR-afdelingen verzorgen door de hele universiteit heen informatiesessies.
Workshops
Informeren van medewerkers over de nieuwe gesprekscyclus is belangrijk, maar voor een verandering als deze is meer nodig. ‘We benadrukken altijd dat het bij dit project om een cultuurverandering gaat’, zegt projectleider Laura Storm, adviseur Leren & Ontwikkelen. ‘De bedoeling van GROW is dat medewerkers en leidinggevenden gedurende het jaar met elkaar in gesprek zijn over resultaten, ontwikkeling en welzijn. Dat vraagt om andere gewoontes en soms ook nieuwe gespreksvaardigheden.’
‘De bedoeling van GROW is dat medewerkers en leidinggevenden gedurende het jaar met elkaar in gesprek zijn over resultaten, ontwikkeling en welzijn. Dat vraagt om andere gewoontes en soms ook nieuwe gespreksvaardigheden.’
Laura Storm, adviseur Leren & Ontwikkelen
Om medewerkers en leidinggevenden te ondersteunen biedt de Universiteit Utrecht onder andere GROW-workshops aan. Tijdens deze workshops gaan deelnemers aan de slag met herkenbare situaties uit de dagelijkse praktijk. Medewerkers onderzoeken hoe zij kunnen aangeven wat ze nodig hebben in hun werk en hoe zij verwachtingen bespreekbaar kunnen maken. Leidinggevenden verkennen hoe zij GROW-gesprekken op een open en gelijkwaardige manier kunnen voeren en hoe zij constructieve feedback kunnen geven. Voor de workshops werkt de universiteit samen met trainingsacteurs die gespecialiseerd zijn in het oefenen van lastige gesprekssituaties. De workshops worden tot nu toe goed ontvangen. De universiteit hoopt in het najaar nog meer medewerkers en leidinggevenden te bereiken met het workshopsaanbod.
Leren van de eerste ervaringen
Veel eerste reacties op GROW zijn positief. Medewerkers geven aan het prettig te vinden om gedurende het jaar vaker met hun leidinggevende in gesprek te zijn. Leidinggevenden waarderen de expliciete aandacht voor ontwikkeling en welzijn. Tegelijkertijd brengt de nieuwe gesprekscyclus ook uitdagingen met zich mee, zoals het inpassen van de gesprekken in de dagelijkse praktijk.
In het najaar start de UU met een evaluatie van de eerste ervaringen van medewerkers en leidinggevenden. ‘We willen deze ervaringen meenemen in de verdere ontwikkeling van de gesprekscyclus’, zegt Laura Storm. ‘Uiteindelijk is GROW voor ons geslaagd wanneer gesprekken over resultaten, ontwikkeling en welzijn een vanzelfsprekend onderdeel zijn van de samenwerking en wanneer verwachtingen, feedback en ondersteuningsbehoeften open besproken worden.’
SoFoKleS-lab-subsidie
Met behulp van de SoFoKleS-lab subsidie kon de Universiteit Utrecht de workshops ontwikkelen en inmiddels aanbieden voor medewerkers en leidinggevenden. Het SoFoKleS-lab is bedoeld voor innovatieve projecten en onderzoeken die bijdragen aan de universitaire sector. Heeft u ook een goed idee voor uw universiteit of voor de sector? Vraag financiële ondersteuning aan bij SoFoKleS-lab voor een project!