Een kijkje in de keuken van een collega met Wisselwerking
De faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Utrecht is in 2016 gestart met het project Wisselwerking. Dit project biedt ondersteunend en beheerspersoneel de kans om een kijkje in de keuken te nemen van een collega. Een ideale mogelijkheid voor medewerkers obp die zich willen ontwikkelen in hun huidige functie, benieuwd zijn naar de werkzaamheden van collega’s of zich willen oriënteren op hun loopbaan. Bestuurssecretaresse Suzanne van Vliet werd door Wisselwerking getriggerd om op haar huidige functie te solliciteren.
Informeel leren
Wisselwerking is onderdeel van het programma Obp op reis, dat in het leven is geroepen om medewerkers obp beter met elkaar in contact te brengen. Medewerkers wisten te weinig van elkaars werk, waardoor werk dubbel werd gedaan of bleef liggen. Ook verliep de doorstroom van medewerkers moeizaam. Bij Wisselwerking krijgen medewerkers obp de kans om een soort snuffelstage te lopen van een paar uur tot een dagdeel. Medewerkers ontdekken op deze manier wat de werkzaamheden zijn van collega’s. Wisselwerking is een voorbeeld van informeel leren, een onderwerp waar SoFoKleS de komende maanden meer over zal publiceren.
Snuffelstage
Ariane den Daas, coördinator bedrijfsvoering, is één van de initiators van Wisselwerking en zag in het eerste jaar 80 medewerkers deelnemen. Inmiddels is Wisselwerking toe aan haar vierde ronde en nog steeds nemen jaarlijks 60 medewerkers deel. ‘Dit jaar kunnen medewerkers zich inschrijven voor 17 verschillende programma’s, vergelijkbaar met korte snuffelstages. Deze programma’s worden aangeboden door bijvoorbeeld de afdelingen marketing en communicatie, financiële zaken en zelfs door onze faculteitsdirecteur Rob Grift. Medewerkers kunnen individueel of in kleine groepjes meelopen bij een collega. Eén van de voordelen van Wisselwerking is dat deelnemers wellicht nieuwe kansen zien of hun huidige plek juist meer gaan waarderen. Dat laatste is ook waardevol. Daarnaast bevordert het de interne communicatie’, zegt Den Daas.
Breed draagvlak
Wisselwerking wordt volgens Den Daas breed gedragen binnen de faculteit. ‘Deelnemers hoeven geen toestemming te vragen aan hun leidinggevende. Dat komt mede doordat het weinig tijd van je vraagt, zo’n twee uur tot een dagdeel. Je wordt dan ook door niemand raar aangekeken als je meedoet aan Wisselwerking. Sterker nog, het wordt juist gestimuleerd om eens bij je collega te kijken.’
‘Je wordt door niemand raar aangekeken als je meedoet aan Wisselwerking.’
Doorgroeien met Wisselwerking
Suzanne van Vliet werkte acht jaar als onderzoekssecretaresse voor het departement Filosofie en Religiewetenschap. In 2016 deed ze mee aan Wisselwerking en inmiddels is ze doorgegroeid naar de functie bestuurssecretaresse. ‘Ik heb samen met een collega een middag meegelopen bij de toenmalige bestuurssecretaris. Zij heeft ons wat meer in detail verteld over haar werkzaamheden en hoe de lijnen lopen binnen het bestuur en naar het departement. De bestuurssecretaris liet zien hoe besluiten worden genomen door het bestuur en welke rol de faculteitsraad hierin speelt. Dat was heel leerzaam voor mij’, vertelt Van Vliet vol enthousiasme.
Wisselwerking heeft haar getriggerd om te solliciteren naar een nieuwe functie. ‘Als onderzoekssecretaresse van een departement zag ik maar een klein stukje van de faculteit. Mede dankzij Wisselwerking kreeg ik een breder beeld van de faculteit en dat beviel me goed. Ook had ik in het verleden al diverse overleggen van het bestuur mogen notuleren. Dat vond ik toen al erg leuk om te doen, want zo hoor je wat er speelt in het faculteits- en departementsbestuur. Toen deze functie vrijkwam werd ik gevraagd om te solliciteren en heb ik de kans gegrepen’, aldus Van Vliet.
Wisselwerking heeft Van Vliet nieuwsgierig gemaakt naar de werkzaamheden van andere medewerkers van de faculteit. ‘Binnen de faculteit zou ik graag nog eens langsgaan bij een coördinator bedrijfsvoering. Als secretaresse krijg ik veel vragen, maar het is niet altijd duidelijk bij wie ik dat moet uitzetten. Door een Wisselwerking met een coördinator bedrijfsvoering wordt dat inzichtelijker.’
Talentvolle secretaresses binden aan de faculteit
Olga Hengeveld is hoofd van de secretariële ondersteuning op de faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Utrecht. Ze is erg enthousiast over Wisselwerking. ‘Het is een prachtig instrument voor talentvolle secretaresses die al wat langer werkzaam zijn bij de faculteit en zich willen ontwikkelen. Ik stimuleer deze talenten om mee te doen. Natuurlijk vind ik het jammer dat ik dan mogelijk een goede kracht kwijtraak, maar anders gaan ze wel extern kijken. Met
Wisselwerking kun je ze (langer) behouden voor de faculteit.’
‘Met Wisselwerking kun je talentvolle secretaresses behouden voor de faculteit.’
Hengeveld gaat zelfs nog een stapje verder. ‘Naast Wisselwerking stimuleer ik secretaresses soms ook om ergens stage te lopen of een opleiding te volgen. Ik stuur ze ook vacatures door. Ik vind dat ik moet voorkomen dat secretaresses het plezier in hun werk verliezen. Dan gaan ze verzuren. Het getuigt in mijn ogen van goed werkgeverschap.’
Speeddating
Ariane den Daas is inmiddels niet meer betrokken bij de organisatie van Wisselwerking. Maar ze ziet wel voor zich hoe de huidige organisatoren het project kunnen uitbreiden. ‘Hoe mooi zou het zijn als we een grote sessie speeddating organiseren? Collega’s krijgen dan kort de tijd om te vertellen wat hun belangrijkste werkzaamheden zijn. Het is heel laagdrempelig en je krijgt gelijk een beeld van meerdere functies. Daarbij bouw je gelijk een groot netwerk op binnen de faculteit.’
