Regie op het rooster

Een gezonde werk-privébalans is een belangrijke voorwaarde voor medewerkers om gezond en met plezier aan het werk te blijven. Daarom helpen we umc’s via drie projecten om de kwaliteit van de roosters te verbeteren. De serious game Roosteren geeft teams op een interactieve manier meer inzicht in de effecten van het roosterproces. Er komen ook nieuwe opleidingsmodules voor personeelsplanners en roosteraars. Tot slot starten we proeftuinen waarin we kennis en ervaring uitwisselen over nieuwe vormen van capaciteitsmanagement.

Serious game Roosteren

De meeste roosters zijn zorgvuldig opgesteld. Problemen met roosters ontstaan vooral door ziekte van medewerkers, door extra werk en door onderling ruilen van diensten. Door zulke roosterwijzigingen kunnen medewerkers extra belast worden en klachten ontwikkelen. De serious game Roosteren helpt teams een stabiel rooster te realiseren.

De game is zowel digitaal en als bordspel te spelen. Deelnemende teams stappen in een virtuele boot en koersen richting de finish. Hoe snel ze daar aankomen, hangt af van het aantal mutaties op het rooster. Hoe meer mutaties er zijn, hoe vaker de boot aan wal moet en het team vertraging oploopt. Zo groeit bij ieder teamlid het besef hoe belangrijk een stabiel rooster is. De game laat ook zien hoeveel procent van het oorspronkelijke rooster nu eigenlijk is gedraaid en waar het misgaat. Dit brengt het gesprek in het team op gang over verbeteringen. De serious game Roosteren en het Roostergame bordspel zijn daarmee effectieve middelen om een verbetertraject te starten, op zoek te gaan naar bruikbare roosterinnovaties en de werk-privébalans te verbeteren.

Op de website van de roostergame kunnen teams zich aanmelden voor het digitale serious game Roosteren. Hier is ook meer informatie te vinden over de Roostergame. Het bordspel is vanaf 9 december 2023 kosteloos te bestellen door een email te sturen naar info@sofokles.nl

E-learning ‘Plannen is een vak’

Binnen de umc’s zijn veel medewerkers betrokken bij het plan- en roosterproces. De één maakt planningen voor een afdeling, een ander zet de roosters in het systeem en weer een ander is fulltime aan het plannen. SoFoKleS streeft ernaar om elke umc-medewerker de meest recente roosterkennis en planvaardigheden te laten opdoen. Zo zitten alle roosteraars, planners en leidinggevenden straks op hetzelfde niveau. Ook helpt een betere planning bij het realiseren van een goede werk-privébalans. Het doel? Geen losse Excelsheets en prikborden meer: iedereen gebruikt straks hetzelfde efficiënte systeem en dezelfde kennis. Voor deze doeleinden ontwikkelt het Radboudumc de e-learning ‘Plannen is een vak’.

De e-learning ‘Plannen is een vak’ bestaat uit tien modules die een medewerker in ongeveer 8- 16 uur kan doorlopen. Daar hoort een opdracht bij die 3 maanden beslaat. De inhoud is opgebouwd uit verschillende opdrachten, quizzen, filmpjes en luisterstukken over de diverse stappen in het planproces. Zo is er informatie over de formatie en beschikbaarheid van medewerkers, wordt uitgelegd hoe planners met capaciteit omgaan en wordt het planproces verder uitgelegd. Nu kent ieder umc zijn eigen processen als het gaat om hr-processen en werkt elk umc met een eigen softwarepakket. Daarom worden de maatwerkmodules en de ‘couleur locale’ in de e-learning per umc aangepast.

Vergroten van roosterkennis, planvaardigheden en soft skills

Met het volgen van de e-learning Plannen in de Zorg vergroten medewerkers hun kennis, vaardigheden en soft skills. Zo zijn ze beter in staat te begrijpen op welke wijze planningen tot stand komen, weten ze hoe ze bepaalde stappen in het proces efficiënt inzetten en wat de gevolgen zijn van die stappen. Ook leren de medewerkers wat de gevolgen zijn van het goed registeren van uren in de daarvoor bestemde systemen. Daarnaast hebben ze middels opdrachten contact met hun leidinggevenden, zodat ze beide op één lijn zitten qua plannen en de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Na de e-learning kijkt men scherper naar de gezondheidsaspecten, belangen en veelal complexe vraagstukken waar ze in een planning mee te maken krijgen.

Meedoen?

Bent u geïnteresseerd in de e-learning, wilt u weten wanneer de e-learning beschikbaar is bij uw umc of meedenken over de onderdelen die de inhoud vormen? Neem dan contact op met programmamanager Henk-Jan Messchendorp via henk-jan@nzi.nu.

Post-hbo training Plannen in de Zorg

De post-hbo opleiding Plannen in de Zorg is tot op heden een groot succes, en nu ook geschikt gemaakt voor umc’s! In het trainingstraject hebben twee umc medewerkers meegelopen om de training ook voor umc’s geschikt te maken.

Met de training Plannen in de Zorg verdiept een planner zich in dertien losse trainingsdagen, bestaande uit masterclasses (soms open voor een grotere groep) en workshops, op hbo-niveau in het vak van planning en roostering. De workshops zijn samengesteld door experts in het veld en SoFoKleS in samenwerking met ervaren planners werkzaam bij de umc’s en de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN). Deze praktijkgerichte training is erop gericht om uw kennis, vaardigheden en attitude te versterken om het plannersvak (beter) te gaan beheersen.

De start van de volgende training is in april 2024. Locatie van deze training is de HAN in Arnhem. Er is slechts plek voor drie toegewijde planners per umc, meld u daarom snel aan. Wilt u eerst meer weten over de training? Meer informatie vindt u op de HAN-website over de post-hbo training Plannen in de Zorg.

Proeftuin Integraal Capaciteitsmanagement (ICM)

Ieder umc is bezig om integraal capaciteitsmanagent (ICM) vorm te geven. De vraag is hoe we van elkaars werk en ICM-projecten kunnen leren. Dat onderzoeken we in de proeftuin ICM. In een zogenoemd field lab gaan we experimenteren met nieuwe vormen van capaciteitsmanagement, waarbij we gebruik maken van elkaars kennis en inzichten. Inmiddels heeft een eerste bijeenkomst met capaciteitsmanagers van de umc’s plaatsgevonden. Doel is om een inspiratie overzicht te maken op basis van deskresearch en het houden van interviews met de capaciteitsmanagers. In september zullen de resultaten van deze interviews met de doelgroep worden gedeeld.

Doel en resultaat

Met dit project wil SoFoKleS:

  • de kennis en kunde rond ICM in de umc’s inhoudelijk versterken;
  • op een innovatieve manier bijdragen aan het oplossen van ICM-vraagstukken;
  • eraan bijdragen dat de vraag naar zorg en het aanbod van personeel beter op elkaar aansluiten.

Aan het einde van het project zullen we de opgedane ervaringen bundelen en beschikbaar stellen aan de sector.

Meer informatie

Heeft u vragen over dit project? Neem dan contact met ons op.

SoFoKleS

Lange Voorhout 13, 2514 EA Den Haag, T: 070 37 65 727

Logo Sofokles

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te kunnen aanbieden. Accepteer de cookies door op 'Accepteer cookies' te klikken.