Evaluatie universitaire ombudsfunctie 2026

Het is meer dan vier jaar geleden dat er op elke universiteit een ombudsfunctionaris is aangesteld. In opdracht van de cao-tafel Nederlandse Universiteiten heeft SoFoKleS deze functie opnieuw geëvalueerd. In hoeverre voldoet de functie aan de wensen, behoeften en verwachtingen van de sector? De uitkomsten van de evaluatie 2026 zijn te lezen in het onderzoeksrapport.

Aanleiding

De universitaire sector heeft in de cao van 2020-2021 afgesproken dat er in 2021 aan elke aangesloten universiteit een ombudsfunctionaris voor medewerkers zou komen. Dit besluit is genomen naar aanleiding van een pilot in 2019 met ombudsfunctionarissen aan vier universiteiten. In 2020 heeft SoFoKleS deze pilot geëvalueerd. Vier jaar later (in 2025) heeft de cao-tafel SoFoKleS gevraagd de universitaire ombudsfunctie (opnieuw) te evalueren en in kaart brengen welke kansen en mogelijkheden de sector ziet om deze functie nog beter in positie te brengen.

Aanpak

Het onderzoek is geen evaluatie van de personen die deze functie bekleden, maar van het instituut ‘universitaire ombudsfunctie’ zoals dit in de praktijk is vormgegeven. De evaluatie is uitgevoerd aan de hand van drie criteria: dienstverlening, onafhankelijkheid, en doelmatigheid van de universitaire ombudsfunctie. Deze drie criteria zijn verder uitgewerkt in ruim dertig verschillende subcriteria. Universiteiten worden niet onderling vergeleken, maar er is beeld geschetst voor heel de sector.

Voor dit onderzoek zijn per instelling drie groepen geïnterviewd:

1. alle ombudsfunctionarissen zelf;
2. leden van de medezeggenschap (OR/UR/MR, lokaal overleg);
3. leden van de zeggenschap (College van Bestuur, hoofd HR, dossierhouder sociale veiligheid).

De onderzoekers hebben in totaal 120 personen gesproken bij 15 universiteiten en de KNAW. Daarnaast hebben ze documenten opgevraagd (zoals het jaarverslag en reglementen) en een enquête uitgezet. De enquête is door 76% (91 personen) ingevuld.

Uitkomsten

Uit deze evaluatie blijkt dat de universitaire ombudsfunctionaris wordt gezien als belangrijke aanvulling op de zorgstructuur in de universitaire sector. De ombudsfunctie helpt bij het vergroten van de sociale veiligheid. Uit de enquête en interviews blijkt dat deze functie wordt gezien als een essentiële factor om het leervermogen en het signaleervermogen van de universiteit te vergroten. Door dingen die niet goed gaan te signaleren en daarvan te leren, kan de werkomgeving rechtvaardiger en sociaal veiliger worden.

Er zijn hoge verwachtingen van de ombudsfunctie en er zijn in vier jaar ook mooie resultaten behaald. Tegelijkertijd is de omvang van de functie vaak te beperkt om alle rollen goed te kunnen vervullen. Op de meeste universiteiten wordt de functie bekleed door 1 of 2 personen in deeltijd.

Aanbevelingen

In het rapport worden per subcriterium aanbevelingen gedaan om de functie van ombudsfunctionaris beter te positioneren en de kostbare tijd en inzet bewust vorm te geven. In het laatste hoofdstuk worden alle aanbevelingen samengevat en geclusterd per doelgroep: sector, universiteit en de ombudsfunctionaris zelf. Enkele voorbeelden van aanbevelingen zijn:

• Voor de sector: De universitaire sector zou meer praktische en financiële steun kunnen bieden bij de verdere professionalisering en collegiale uitwisseling tussen ombudsfunctionarissen.
• Voor de universiteit: Zorg voor de zichtbaarheid van de ombudsfunctie op intranet, bijvoorbeeld met een eigen webpagina waarop voorbeelden staan en regelmatig nieuwsberichten/blogs.
• Voor de ombudsfunctionaris: Wees er vooraf duidelijk over hoe je  vertrouwelijkheid waarborgt bij alle mogelijke contactvormen (per e-mail of telefonisch, online of fysiek).