Karen en Hetty van het Radboudumc: ‘Met onze e-learning ‘Plannen in de Zorg’ willen we de personeelsplanner helpen.’

Bij het Radboudumc denken projectleider Henk-Jan Messchendorp en Karen Mons-Posthuma al langer na over een opleiding voor personeelsplanners en roosteraars. Met ondersteuning van Hetty Dortmans, manager HR Services, ontwikkelen zij nu de e-learning op mbo-niveau ‘Plannen in de Zorg’: ‘Geen losse Excelletjes en prikborden meer!’

UMC's

Waarom zijn jullie dit project begonnen? Waarom een e-learning?

Karen: ‘Als organisatie lopen we er tegenaan dat we met veel verschillende planners werken die allemaal op een ander niveau roosteren. Sommige van hen doen de functie in duo-vorm, dus naast hun werkzaamheden als bijvoorbeeld verpleegkundige. Er wordt soms gezegd ‘neem jij de planning er maar bij’, waarna sommige planners zich enorm verantwoordelijk voelen voor iedereen in het team.’

Hetty: ‘Vooral als leidinggevenden niet zo betrokken zijn. Planners kunnen zich dan enorm alleen gelaten voelen en daarmee worstelen. Dus aan de ene kant willen we met dit project laten zien wat er speelt binnen de planning, en aan de andere kant willen we de planner helpen.’

Karen: ‘Een e-learning is een laagdrempelige vorm waarmee iedereen uit de voeten kan en die op verschillende manieren kan worden ingestoken. We hopen met dit programma iedere umc-medewerker die wel eens plant genoeg kennis en vaardigheden te kunnen bijbrengen om het algehele niveau van roosteraars recht te trekken. Dat helpt hopelijk ook bij een betere werk-privébalans.’

Hetty: ‘Geen losse Excelsheets en prikborden meer: iedereen gebruikt straks hetzelfde efficiënte systeem. De medewerkers die in roosterdienst werken gaan gestroomlijnd roosteren, met dezelfde achtergrondkennis’

Hoe werken jullie daarin samen met roosteraars en andere leden van een team?

Hetty: ‘We willen dus ook de link met leidinggevenden leggen. Zo hopen we dat planners het gesprek met hen gaan voeren, zodat de leidinggevenden ook weten wat er speelt binnen personeel en planning. We willen dat de leidinggevende zich betrokken voelt bij het proces. We hopen dat er zo een andere manier van samenwerken gaat ontstaan tussen de twee. Daarom zitten er in de e-learning bijvoorbeeld opdrachten die medewerkers met hun leidinggevende moeten bespreken.’

Karen: ‘We letten natuurlijk ook op de wensen van planners zelf bij het ontwikkelen van de e-learning. Binnen het Radboudumc hebben we daarom een klankbordgroep betrokken. Deze groep bestaat uit ervaren planners en de applicatiespecialisten en komt eens in de zoveel tijd bij elkaar om hun ideeën en wensen te bespreken. Daarnaast zijn collega’s aangesloten vanuit Integraal Capaciteitsmanagement om hun informatie te delen. Die worden vervolgens geïntegreerd in de e-learning. De klankbordgroep wordt zoveel mogelijk bij het proces betrokken om te blijven spiegelen. Wat mist er nog? Waar lopen jullie tegenaan?’

Hetty: ‘Het is de bedoeling dat de e-learning een proces in ontwikkeling is waar altijd nieuwe informatie aan kan worden toegevoegd, op basis van de inzichten die we terugkrijgen van de medewerkers.’

De e-learning bestaat uit tien modules. Wat leer je daarin?

Karen: ‘Klopt. Die modules zijn in het algemeen gestoeld op drie poten; het technische gebruik van de applicatie, ‘hoe werk ik als planner’ (goed roosteren) en wet- en regelgeving. Wat is er van belang om mensen goed in hun rooster te krijgen? De modules zijn inhoudelijk aangevuld met sub-modules en categorieën.’

Hetty: ‘We werken met opdrachten, filmpjes, quizzen en spelletjes, zodat je allerlei verschillende dingen doet. Het is een interactieve e-learning. Je werkt niet alleen binnen je afdeling, maar we gaan ook evenementen organiseren zodat planners elkaar twee keer per jaar kunnen ontmoeten op specifieke thema’s of onderdelen van het planproces. Opdrachten maak je individueel en sommige bespreek je met je leidinggevende. Soms ga je op zoek naar informatie en ontmoet je weer andere collega’s.’

De tien modules van de e-learning

Module 1. Inleiding
Module 2: Capaciteitsplanning, een kwestie van rekenen
Module 3: De personeelsformatie
Module 4: Hr-processen, financiële systemen en goed werken met Mijn rooster.
Module 5: Arbeidstijdenwet, CAO en gezonde roosters
Module 6: De jaarplanning en de Jaar Uren Systematiek
Module 7: Het perioderooster
Module 8: Veranderingen in het rooster
Module 9: Sturen op uren en de maandafsluiting
Module 10: Tot slot

Wie kan er eigenlijk meedoen?

Hetty: ‘Iedereen! Elke medewerker die soms te maken heeft met planning, in welke mate dan ook. We hopen dat daarmee het kennisniveau van elke umc-medewerker gelijk wordt en dat de meeste vragen die planners nu hebben overbodig worden. Ook kun je binnen de opleiding suggesties doen en feedback geven.’

Deze opleiding zou het goed doen op alle umc’s. Hoe gaat het nu verder?

Karen: ‘De leeromgeving is nog steeds in ontwikkeling. De basis staat in het Learning Management Systeem (LMS) Defacto en er wordt nu gewerkt aan de verfijning. We denken dat de e-learning eind april af is. Tegelijkertijd zullen waar nodig aanvullingen gedaan worden vanuit de ervaringen van de eerste groep. Feedback zal zeker gevraagd worden.’

Hetty: ‘En daarna kan de e-learning worden doorgezet naar andere umc’s. Ik ben heel blij dat we ook op dit onderwerp kunnen gaan samenwerken met z’n allen. Er bestaat een module-handboek met alle teksten, quizzen en informatie die per umc kan worden overgenomen in het eigen systeem. Zo kan iedereen per umc de couleur locale bepalen en de eigen technische en inhoudelijke kant aanpassen. Wij zijn echt de pilot, maar het is de bedoeling om de e-learning straks in alle umc’s uit te gooien.’

Zijn jullie trots?

Karen: ‘Absoluut. Ik ben blij dat we iedereen zo goed hebben kunnen betrekken, alle planners en de klankbordgroep. Het is fijn dat ze hun stem laten horen. En dat we eindelijk een programma lanceren!’

Hetty: ‘Mijn doel was dat we op dit onderwerp ook de handen ineen slaan met de andere umc’s, we kunnen zoveel van elkaar leren! Daar ben ik heel erg trots op. Dus hopelijk werkt dit als een domino-effect en gaan we onze kennis nog veel meer met elkaar delen. Laten we samenwerken.’

Meer weten?

De e-learning ‘Plannen in de zorg’ is een van de projecten binnen het thema ‘Regie op het rooster’. Met deze projecten stimuleert SoFoKleS umc’s en hun medewerkers aan de slag te gaan met duurzame inzetbaarheid. Want een betere planning draagt ook bij aan een betere werk-privébalans voor medewerkers.

Lees op welke manieren SoFoKleS werkt aan gezonde roosters

Bent u geïnteresseerd in de e-learning, wilt u weten wanneer de e-learning beschikbaar is bij uw umc of meedenken over de inhoud? Neem dan contact op met programmamanager Henk-Jan Messchendorp via henk-jan@nzi.nu.