Verhalen uit de praktijk

Secretaresse VU vergroot employability door pilot Functieperspectief

In de 17 jaar dat Fenny Bosse als secretaresse aan de VU werkt, was er nooit aandacht voor een carrièrepad van secretaresses. Dus toen ze in het voorjaar van 2019 een mail kreeg met de vraag: ‘Wil je meedoen aan een pilot Functieperspectief secretaresse?’, aarzelde ze niet. Inmiddels heeft ze een andere functie binnen de VU.

‘Ik wilde een bijdrage leveren aan meer mogelijkheden voor secretaresses binnen de VU’, zegt Fenny Bosse. In een groep van tien secretaresses deed ze mee aan drie sessies over de vraag: Is er misschien iets anders wat je zou willen? Wat kan de organisatie doen om je daarbij te helpen en wat kun je zelf doen? In de eerste sessie brachten ze hun werkzaamheden in kaart. ‘Onze groep was heel gevarieerd. Elk secretariaat doet ander werk. Toen we dat merkten, kwamen we op het idee om bij elkaar op bezoek te gaan. Zo nodigde ik een secretaresse van personeelszaken uit. Bij personeelszaken bedenken ze de systemen die wij gebruiken, maar ze weten niet uit welke stappen onze werkprocessen bestaan. Het is heel leerzaam om dat van elkaar te weten. Dan begrijp je elkaar beter.’

Meelopen

In de sessies bespraken ze ook waar hun ambities liggen, binnen of buiten de VU. Ze kregen de opdracht om tussen de sessies door een dag mee te lopen op een andere afdeling of bij een andere organisatie. Bosse had niet de ambitie om op een andere afdeling te werken. ‘Ik vind mijn afdeling Aardwetenschappen heel leuk en ik heb al een veelzijdig takenpakket. Maar ik wilde wel meer verdieping en die kans kreeg ik, min of meer toevallig tegelijk met de pilot. Ik ga in 2020 voor 50 procent van mijn tijd werken voor het project Europlanet, een EU-project dat planeetonderzoek ondersteunt. Voor de andere 50 procent ben ik managementondersteuner voor drie afdelingen van mijn leidinggevende, dus mijn werk verlicht zijn taak.’

Bewustwording

Bosse kijkt met een goed gevoel terug op de sessies. ‘Ze waren nuttig. Er was een goede, open sfeer. Wat ik er vooral aan had, was dat ik me bewust werd van de mogelijkheden. Dat ik zelf keuzes heb en zelf iets kan veranderen. De anderen uit de groep vonden de pilot ook positief, vooral vanwege die bewustwording. Sommigen kwamen tot de conclusie dat ze al op de beste plek zitten. Dat is ook goed om te weten. Ik vind het wel jammer dat er binnen de organisatie nog onvoldoende gebruik wordt gemaakt van aanwezige kennis en capaciteiten. Een afdeling die behoefte heeft aan ondersteuning of een vacature heeft voor secretaresse, zou zelf proactief binnen de VU kunnen kijken naar een geschikt persoon.’

Specifieke functiegroep

Kitty van der Heijden was als beleidsmedewerker HRM van het begin af aan betrokken bij de pilot. ‘De directe aanleiding waren de nieuwe cao-afspraken over loopbaanontwikkeling en mobiliteit. We hebben wel een loopbaanaanbod en online modules over ontwikkeling, maar we vroegen ons nu af: Wat is nog meer nodig? Wat past bij de wensen van medewerkers? De opzet van SoFoKleS voor de pilot Functieperspectief secretaresse paste in dat grotere plaatje. Tijdens de pilot breng je in kaart wat je eigen wensen zijn, hoe je daarover het gesprek aangaat met de leidinggevende en hoe je je kunt voorbereiden op veranderingen in je functie. Het leek ons een mooie manier om iets uit te proberen. Het was ook fijn om iets te doen voor een  specifieke functiegroep. We organiseerden eerst twee focusgroepen, één voor medewerkers en één voor leidinggevenden, over de cao-afspraak dat obp’ers elke vier tot zes jaar een loopbaanstap zetten. Aan medewerkers vroegen we: Waarom lukte dat tot nu toe niet zo goed? En aan leidinggevenden: Wat betekent dat voor je team?’

Loopbaanstappen

Daarna maakte een projectteam, bestaande uit een secretaresse, een leidinggevende en Van der Heijden en een HRM-collega, een plan op basis van de opzet en materialen van SoFoKleS. Ze pasten er ook e-learningmodules van de VU in, bijvoorbeeld die over ‘mijn ideale baan’. Ze kozen voor een nieuwe vorm van drie sessies in een vaste groep, een traject met gesprekken en huiswerkopdrachten. Op de oproep kwamen meteen zoveel positieve reacties, dat ze met twee groepen startten. ‘Ik was aangenaam verrast door de openheid van secretaresses naar elkaar en hun behulpzaamheid. Ze wilden graag leren, ook van elkaar en op verschillende manieren. Dit soort sessies hadden de secretaresses gemist: het nadenken over en reflecteren op veranderingen  in het werk de komende jaren. Toen naar voren kwam hoe verschillend hun taken waren en dat de een iets deed wat de ander wilde leren, ontstonden netwerken. Ze raakten door elkaar geïnspireerd. Je kunt mooie plannen maken en functieroulatiesystemen bedenken, maar dit is beter: het vlammetje aanwakkeren bij medewerkers om na te denken over hun loopbaan en daarover de regie te nemen.’

Succesfactoren

Een specifieke functiegroep, ervaringen delen in een groep en de ontstane netwerken, dat zijn volgens Van der Heijden de succesfactoren van deze pilot. Begin 2020 bekijkt het projectteam welke lering uit de pilot te trekken valt en of het zo’n aanpak voor andere functiegroepen kan aanbevelen. Van der Heijden: ‘Ik zie in ieder geval hoe waardevol het is om eerst met een groep medewerkers te bespreken wat het doel is en om een divers projectteam samen te stellen. Ook willen we medewerkers en leidinggevenden inspireren tot dat informele leren, zoals een kijkje in de keuken. We kunnen meer samenwerken in dat opzicht.’

Informeel leren

Wilt u meer informatie over informeel leren op uw universiteit? Neem dan contact op met onderstaande medewerker.

Informeel leren

Wilt u meer informatie over informeel leren op uw universiteit? Neem dan contact op met onze medewerker Sasja van den Bulk.

Sasja van den Bulk

Junior adviseur

Sasja Van Der Bulk
Copyright 2020

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te kunnen aanbieden. Accepteer de cookies door op 'Accepteer cookies' te klikken.