Teamontwikkeling Tilburg University: ‘We verbinden via een strategisch plan.’

De universiteit is van oudsher een plek waar je echt alles moet kunnen; lesgeven, wetenschap, leren, onderzoek doen. Nu ontstaat er steeds meer oog voor het samenwerken, ontwikkelen en presteren als team. Zo wordt er meer op elkaar gebouwd, en is de werkervaring minder solistisch. Maar hoe kun je teamontwikkeling stimuleren? En hoe erken en waardeer je een team beter? Tijdens het project Teamontwikkeling gingen we in gesprek met verschillende universitaire teams. Vandaag: Team Student Career Services van Tilburg University.

Dit is team Student Career Services

Het team Student Career Services van de Tilburg University focust zich op de transitie van studie naar werk voor studenten. Het team ontwikkelt bijvoorbeeld een leerlijn om de oriëntatie en voorbereiding op de arbeidsmarkt dichtbij het onderwijs te brengen. Student Career Services is onderdeel van de afdeling Student Development, dat weer onderdeel is van Academic Services. Het team komt één keer per maand samen om elkaar in teamverband te zien en bij te praten. Vanaf 2016 is het team gegroeid van vijf naar vijftien personen.

Op de dag van het interview komen negen teamleden bij elkaar om het onderwerp teamontwikkeling te bespreken. Er worden kaartjes getrokken waarbij er antwoord wordt gegeven op de vraag: Hoe zie jij jouw team of rol in het team? Zo is er een afbeelding van een oog, die gaat over gezien worden in het team. Een afbeelding van publiek met handjes in de lucht gaat over het vieren van successen: ‘Het is een feestje om in dit team te werken.’ De kaart met de weg erop staat voor de roadmap die ze voor studenten uitzetten, en de route die het team samen aflegt. Onderweg komen ze van alles tegen. ‘Iedereen heeft zijn eigen identiteit die we waarderen, we kunnen het goed met elkaar vinden,’ zegt Tamar, de teamleider. ‘Ik ben supertrots op het team.’ Ze kiest een kaartje met een pauw erop.

Teamontwikkeling ontstaat vanuit strategisch plan

Hoe werk je met het team aan teamontwikkeling? Aan het begin van 2022 werd de nieuwe strategie van TiU geïntroduceerd. Deze is vervolgens vertaald naar de strategie voor de verschillende afdelingen en teams. Student Career Services heeft gezamenlijk een sessie gehad om de doelen in kaart te brengen. Vanuit daar is een langetermijnplan vormgegeven. ‘We hebben als team gekeken waar we heen willen en waar de focus ligt, dus we hebben een gezamenlijk doel.’ Elke School – zo noemt het team een faculteit – heeft een eigen strategie. ‘Op deze manier optimaliseren we onze dienstverlening, leveren we een bijdrage vanuit onze expertise en scheppen we transparantie over taken en verantwoordelijkheden.’

Daarnaast heeft Student Career Services een aantal School-overstijgende doelen. Hieraan wordt gewerkt door kleine subteams met collega’s vanuit verschillende disciplines. ‘We zorgen hiermee voor een goede verbinding binnen het team en maken gebruik van elkaars kwaliteiten. Per kwartaal hebben we met het team een evaluatie van de voortgang van deze doelen. Dan kijken we of we goed op koers liggen en of we zaken moeten aanpassen.’

Ook de praktische en persoonlijke ontwikkeling van de teamleden wordt vanuit strategie benaderd. Het team heeft een aantal keer per jaar een training gericht op teamontwikkeling. ‘Een voorbeeld van een training is de teamworkshop ‘Vergroot je zelfbewustzijn: benut je talent’ uit het Connected Leading programma van Tilburg University. Tijdens deze workshop hebben we gereflecteerd op onze talenten en hoe we deze kunnen inzetten binnen het team.’ Daarnaast heeft elk teamlid persoonlijke ontwikkelgesprekken met Tamar. Zo liggen persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling in lijn met elkaar. Er zijn bijvoorbeeld projecten waar collega’s zich bij aan kunnen sluiten op basis van hun persoonlijke behoefte. Er is veel ruimte voor eigen keuze. De bijdrage aan het team is voor iedereen anders, maar wanneer je je eigen en elkaars sterke punten goed kent, weet je deze optimaal te benutten. Dat komt het succes van het team en de samenwerking ten goede.’

Bewust werken aan goede groepsenergie

Vanuit die duidelijke strategie werkt de groep in de praktijk op een organische manier samen. Twee teamleden beschrijven een voorbeeld van een sessie waarin de een de organisatorische kant oppakte en de ander de uitvoering en het netwerken. Beiden waren erg blij met de rol van de ander, omdat ze die taken zelf minder graag deden. De groep: ‘Je wordt uitgedaagd door elkaars karakters en communicatiestijlen. We kennen elkaar goed, zijn heel open en delen veel met elkaar. Er is veel onderling vertrouwen. Zo zijn we bewust aan het werken aan een goede groepsenergie.’

Het team heeft een enorme drive. ‘We hebben veel ideeën en onze actiegerichtheid zorgt ervoor dat we snel kunnen handelen. In een universitaire omgeving kan dat soms ook lastig zijn omdat de besluitvormingsprocessen vaak niet snel gaan. We hebben als team veel stakeholders: studenten, faculteiten, (vice-)decanen, opleidingsdirecteuren, docenten en het bedrijfsleven. Daardoor worden we in de besluitvorming soms gedwongen een stapje terug te doen.’ De teamleden zijn zich vooral bewust van het tempo wanneer er nieuwe collega’s bijkomen. ‘Dan moeten we de trein een stukje langzamer laten gaan, zodat zij goed kunnen opstappen’.

Onderling is de groep complimenteus naar elkaar toe, vooral een-op-een. ‘Maar als er iets minder goed gaat, dan kunnen we dit ook op constructieve manier met elkaar bespreken. Bijvoorbeeld bij fouten en miscommunicatie.’ De bereidheid om elkaar te helpen is ook groot. ‘Als een collega het te druk of zwaar heeft, springen we voor elkaar in.’

Erkenning en waardering

‘Erkennen en Waarderen’ betekent dat er ruimte moet zijn voor verschillende (carrière)paden die medewerkers binnen een universiteit kunnen doorlopen. Is er binnen het Student Career Services team ruimte om te doen wat je zelf leuk vindt? Ja, vinden de teamleden. Er zijn veel verschillende soorten werkzaamheden, dus mensen kunnen kiezen. Sommige dingen vindt niemand leuk om te doen, die worden dan eerlijk verdeeld. Daarnaast werkt elk teamlid voor een School – in die zin worden taken automatisch verdeeld. ‘Binnen het takenpakket ervaren we veel vrijheid. Erkenning en waardering zit ook in die autonomie. Binnen de Schools zijn we een gesprekspartner op basis van ons vakmanschap, daarin ervaren we eveneens erkenning voor ons werk.

Bij die vrijheid horen een heleboel nieuwe ideeën. Er is een hoog arbeidsethos waarbij kwaliteit én snelheid gewaardeerd worden. ‘Het kan niet’ komt pas zeer laat als optie bovendrijven. Iedereen voelt zich verantwoordelijk, niemand loopt de kantjes ervan af.’ Ook wordt gestimuleerd dat de teamleden extra taken oppakken die niet aan het team gebonden zijn. Bijvoorbeeld de functie van vertrouwenspersoon ongewenst gedrag voor zowel medewerkers als studenten.

Werkdruk

De werkdruk is best hoog. Het is eigenlijk altijd druk. ‘Maar in principe werken we niet met deadlines. De ervaring van werkdruk is natuurlijk ook persoonlijk. Sommige mensen werken juist beter met wat druk. Er is een verschil tussen werkdruk en werkstress. Dat laatste ervaart men binnen het team nauwelijks.’ Er zijn pieken en dalen die sterk afhankelijk zijn van de cycli binnen een collegejaar. Bij een workshop moet je echt aanstaan bijvoorbeeld. Dat geeft energie, maar kost ook veel. De werkdruk hangt dus ook af van het type werkzaamheden.‘Te veel willen’ wordt in het algemeen wel beschouwd als een valkuil voor het hele team. De teamleden kunnen niet tegen iedereen ‘ja’ zeggen: het is ook belangrijk dat het werk kwalitatief goed wordt uitgevoerd, onder een gezonde werkdruk.

Die werkdruk is trouwens geen regulier onderwerp op de agenda, maar het team bespreekt het wel als er taken bij iemand blijven liggen én het is bekend wanneer er piektijden aankomen. Op dat punt bewaakt Tamar ook de grenzen. ‘Als er vanuit de organisatie een vraag op het team afkomt, dan kijk ik naar de haalbaarheid daarvan voordat ik ‘ja’ zeg.’ Daarnaast sporen de teamleden elkaar aan om zich aan hun vrije dagen te houden en te ontspannen.

Trots

De groep is trots op het enthousiasme binnen het team en de onderlinge chemie. ‘We hebben vertrouwen in elkaar en iedereen kan zichzelf zijn. Ook delen we samen het plezier om voor de studenten te werken: we voelen gezamenlijk dat ons werk ertoe doet.’ De openheid en veiligheid om met elkaar te delen binnen dit team wordt snel opgepikt door nieuwe collega’s.

Tips voor teamontwikkeling

Voor andere teams heeft het team Student Career Services de volgende tips:

‘Werk aan gemeenschappelijk opgestelde doelen. Zo weet je binnen het team wat de focus is, waar je samen naartoe werkt en wie welke verantwoordelijkheid heeft.’
‘Zorg dat het organisatorisch goed werkt in het team; ons team is daarvan een goed voorbeeld. Een combinatie van centraal en decentraal werken helpt om elkaar op verschillende vlakken te kunnen ondersteunen. Daarvoor is een goede overlegstructuur wel essentieel.’
‘Vergeet de funfactor niet. Een goede sfeer en gezelligheid versterken de onderlinge motivatie en energie. Daarnaast delen we zowel privé- als werkgerelateerde zaken: dit heeft ertoe geleid dat we elkaar beter kennen en weten te vinden.’
‘We plannen bewust momenten in om successen en best practices te delen, zodat er niet aan voorbij wordt gelopen. Er is veel interne erkenning, we zijn erg complimenteus naar elkaar toe.’
‘Maak op een constructieve manier ruimte voor het bespreken van gemaakte fouten of miscommunicatie. Elkaar zorgvuldig feedback geven, versterkt de samenwerking en het gezamenlijke resultaat.’
‘Het helpt erg dat we een teamleider hebben gekozen. Zij benadert de teamontwikkeling als gezamenlijke prestatie, stimuleert dat we het gesprek met elkaar (blijven) aangaan en stelt zich kwetsbaar op.’